Электронный документооборот: какой тип ведения документации выбрать?
Стать веб-клиентом облачного бухсервиса
А что, если соединиться с системой бухучета?
Объединение с системой документооборота
В эру компьютерных технологий стали забываться традиционное ведение бухгалтерии: составления таблиц, списков, записи «от руки».
Современные бухгалтеры не смыслят работы без специализированных компьютерных программ-помощников. Лишь маститых советских бухгалтеров сегодня можно напугать определением «Электронный документооборот» или ЭДО.
Нововведение заметно упрощает работу с бумагами и их дальнейшим обменом. В данном материале попытаемся затронуть ключевые аспекты, способствующие внедрению в вашу организацию электронный документооборот.
Почему нововведения, призванные облегчить затраты и повысить эффективность работы бухгалтерии, все еще отвергаются некоторыми предприятиями. Выделим основные проблемы внедрения ЭДО:
- Низкий уровень образования персонала, отсутствие желания развиваться и переобучаться.
- После внедрения ЭДО вся работа сотрудников на виду у руководителя.
- "Советский тип руководства". Отторжение компьютера и электронной документации.
- Потребность во взаимодействии с миром бумаг (касается параллельных структур в ведомствах, с которыми ведется работа на постоянной основе).
Выделим 3 типа ЭДО по характеру взаимодействия:
- Интернет-клиент спецсервиса электронного делопроизводства.
- Соединение с системой бухучета.
- Объединение с системой документооборота.
Веб-клиент спецсервиса электронного делопроизводства
На современном рынке бухгалтерских услуг уже имеется несколько интересных сервисов: «Контур», «qFlow», «Комитет24», «СбиС» и прочие. Они называются «облачными», т. е. эти программы работают на базе интернет-браузера, а ЭДО ведется с помощью веб-интерфейса.
Это удобно потому что не нужно устанавливать специализированную программу на свой персональный компьютер. Минимум затрат, большой функционал.
Чтобы начать работу в «облачном» бухсервисе нужно:
- Пройти регистрацию.
- Создать цифровую подпись (ЭЦП).
- Оплатить нужные услуги.
На базе таких сервисов можно редактировать и отсматривать поступающие документы, загружать файлы для обмена и так далее.
Плюсы:
- Работа из любой точки земного шара (вы не привязаны к рабочему месту, требуется знать логин/пароль для входа в личный кабинет системы).
- Такие сервисы постоянно дорабатываются, совершенствуются с учетом изменений в российском законодательстве.
Минусы:
- Веб-интерфейс смутно подходит для работы с большим документооборотом. Могут возникнуть перебои с системой, интернетом и тд. в самый неожиданный момент. «Облачный» сервис подходит для организаций с малым объемом транзакций в ДО.
Соединение с системой бухучета
На данный момент среди бухгалтеров широко распространены программы бухучета : «1С: Бухгалтерия», «СБиС», «Галактика», «SAP» и тд. Такие лицензированные программы идеально подходят для интеграции с ЭДО.
Такая колаборация подходит для компаний разных уровней: от малого предпринимательства до крупного бизнеса, у которого всегда крупный документооборот.
Плюсы:
- Не требуется переобучение специалистов. Нет ощущения стресса: бухгалтер работает в привычной программе и знает все тонкости, меньше времени тратится на обработку электронных документов, риск ошибок не велик.
- Операторы ЭДО предлагают фирмам бесплатный функционал, который легко устанавливается на ваш компьютер.
Способ слияния ЭДО с бухучетом часто используется на предприятиях со стабильными продажами, крупным оборотом документов с внушительным кол-вом номенклатуры.
Объединение с системой документооборота
Если ваше предприятие активно пользуется СЭД (системой электронного документооборота), то ее возможно объединить с сервисами обмена ЭДО. Услуга пока не так популярна, но многие операторы предлагают бесплатные типовые коннекторы.
Плюсы:
- При слиянии СЭД и ЭДО вам не потребуется распечатка документации. Система автоматически определяет контрагента, которому отправить документ и оператора, через которого это возможно сделать.
Стабильный и прибыльный бизнес прямопропорционально зависит от состояния вашей бухгалтерии. Специалисты оценочной компании «Союз-эксперт» готовы предложить вам квалифицированную помощь в организации электронного документооборота.